MUNKÁLTATÓI VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER

BELSŐ MUNKÁLTATÓI VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER SZABÁLYAI

KIVONAT

A Rába csoport (Társaság) elkötelezett a tisztességes és átlátható üzleti működés mellett. Ennek érdekében Belső munkáltatói visszaélés-bejelentési rendszert (Bejelentési rendszer) üzemeltet, melynek célja, hogy biztosítsa a jogszabályok, belső eljárások, valamint a Társaság etikai alapelveit sértő szabályok megszegése miatt a munkáltatói visszaélés-bejelentés megtételének lehetőségét. A Társaság etikai alapelveit védő magatartási szabályokat az Üzleti magatartási és etikai kódex tartalmazza.
A munkáltatói visszaélés-bejelentési rendszer nem alkalmazható azon panaszok vagy bejelentések fogadására és kivizsgálására, amelyeknél tartalmuk szerint valamely hatóság hatáskörébe és illetékességébe tartozó eljárásnak van helye.

Hatály

Jelen szabályzat hatálya kiterjed minden természetes személyre, aki a RÁBA Járműipari Holding Nyrt. mint munkáltató és foglalkoztató (továbbiakban: Rába Nyrt. vagy Foglalkoztató) belső visszaélés-bejelentési rendszerében bejelentés megtételére jogosult. A Bejelentési rendszerbe a Társaság munkavállalói, valamint a Társasággal szerződéses viszonyban álló, vagy olyan külső természetes személyek tehetnek bejelentést, akiknek a bejelentés megtételéhez vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához méltányolható jogos érdeke fűződik.

A Bejelentési rendszer nem vonatkozik a Társaság termékeit, szolgáltatásait vásárlók jogaira.

A Rába elvárja, hogy a munkavállalók és a partnerek minden olyan esetben bejelentést tegyenek, amikor visszaélést, kötelezettségszegést, az Üzleti magatartási és etikai kódex rendelkezéseivel vagy a jogszabályokkal ellentétes magatartást tapasztalnak, vagy ilyen magatartás gyanúja a tudomásukra jut.

Bejelentést tehet az is, akinek a bejelentés megtételéhez vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához méltányolható jogos érdeke fűződik.

A bejelentéssel kapcsolatos eljárásra jogosultak

A Bejelentési rendszerben a bejelentést teheti

• a Társaság által jelenleg vagy korábban foglalkoztatott személy,
• a Társaságnál foglalkoztatásra irányuló folyamatban résztvevő személy,
• a Társaságánál tevékenységet végző vagy végzett gyakornok vagy önkéntes,
• a Társasággal szerződéses kapcsolatban álló egyéni vállalkozás vagy egyéni cég;
• a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete vagy irányítása alatt álló személy,
• a Társaságban tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint
• a Társaság ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagokat is

A bejelentő védelme

A Társaság a bejelentőt – amennyiben a bejelentés nem anonim módon történt – védelemben részesíti és biztosítja, hogy a bejelentőt semmi retorzió (megtorlás), hátrány, egyéb negatív következmény a bejelentés megtétele kapcsán nem érheti, kivéve azt az esetet, amikor jogszerű hátrányos jogkövetkezmény alkalmazható, ha a bejelentő a bejelentés során rosszhiszeműen és szándékosan valótlan információt közöl, vagy valós tényt hamis színben tüntet fel.

A bejelentőt abban az esetben is megilleti a védelem, ha a bejelentő jóhiszemű bejelentése nyomán indult vizsgálat során a bejelentés megalapozatlansága kerül megállapításra.

A bejelentő a bejelentés megtételét követő 1 éven belül jogosult jelezni a Társaság felé, ha véleménye szerint a bejelentés kapcsán őt bármilyen hátrány érte.

Anonim bejelentések

A bejelentő jogosult a bejelentést anonim módon, személyes adatai megadása nélkül is megtenni.

A Társaság garantálja, hogy ebben az esetben nem deríti fel a bejelentő személyazonosságát. Ugyanakkor a Társaság fenntarja a jogot, hogy a bejelentés mérlegelését követően nem folytatja az anonim bejelentés kivizsgálását.

Jóhiszeműség

A bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi.

Ha az eljárás során nyilvánvalóvá válik, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, szándékos megtévesztés céljából valótlan információt közöl, jogi következményeket vonhat maga után (munkáltatói intézkedés, polgári jogi vagy büntető jogi eljárás).

Tisztességes eljárás

A Társaság tisztességes és független eljárást biztosít, az eljárást minden esetben, a bejelentő és a bejelentésben érintett személyétől függetlenül, a Társaság etikai elveinek szellemiségével és jelen szabályzat rendelkezéseivel összhangban folytatja le.

A Társaság biztosítja, hogy a bejelentésben érintettek korrekt elbánásban részesülnek, velük szemben érvényesül az ártatlanság vélelme, a kiszabott szankciókra pedig az arányosság elve.

Összeférhetetlenség

Amennyiben a bejelentés éppen az Etikai Bizottság vezetőjét érinti, az ügy elfogulatlan megítélése céljából a vezető köteles átadni a bejelentett ügyet a belső ellenőrzés részére.

Nem vehet részt a bejelentés kivizsgálásában és a döntéshozatalban a bejelentő, a bejelentésben érintett bármely személy, és olyan személy, akitől az ügy elfogulatlan megítélése egyéb okból nem várható.

Titoktartás

A személyazonosságát felfedő bejelentő személyes adatait a bejelentést kivizsgáló Etikai Bizottság tagjain kívül más nem ismerheti meg, azokat a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli.

A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat nem oszthatják meg a Társaság egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem, kivéve a jogszabályban meghatározott eseteket.

Amennyiben a vizsgálat lefolytatásában külső szervezet is közreműködik, részére az adatok átadhatók, teljes körű titoktartási kötelezettség vállalása mellett.

A bejelentő személy köteles a birtokában lévő, a jogsértés gyanújával kapcsolatos információkat üzleti titokként kezelni, és tartózkodni a bejelentett jogsértés gyanújával kapcsolatos nyilvános beszélgetésektől, vagy más formában történő közléstől kivéve, ha erre jogszabály kötelezi.

A bejelentés tárgya

A bejelentés tárgya jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ. Olyan cselekmény vagy mulasztás, amely kárt okozhat.

A jogsértés lehet (nem kizárólag): adatvédelmi szabályok megsértése; céges eszközök nem megfelelő, illetve pazarló használata; csalás; hátrányos megkülönböztetés, diszkrimináció; egyéb szabálytalanság, amely a Társaság hírnevét károsíthatja; etikátlan magatartás a kollégákkal, a partnerekkel, vagy harmadik személyekkel szemben; hatalommal való visszaélés; korrupció; megfélemlítés; megvesztegetés; nemzeti vagy nemzetközi jog vagy más magatartási kódex megsértése; összeférhetetlenség, érdekütközés; pénzmosás; súlyos gondatlanság; számviteli vagy könyvvizsgálati vétség; szervezeti szabályok megsértése; testi és pszichés épség vagy a magánszféra megsértése; vagyon elleni bűncselekmény; versenyellenes magatartás; zaklatás; egyéb.

A bejelentési eljárás

A bejelentés megtétele, módja, tartalma

A bejelentés megtételére szóban (személyesen vagy telefonon) és írásban (elektronikus, online űrlapon vagy postai úton) formanyomtatvány kitöltésével van lehetőség.

Bejelentési formanyomtatvány

Cím:                       RÁBA Járműipari Holding Nyrt.
                              megfelelési vezető
                              9027 Győr, Martin út 1., Központi Irodaépület, 116. iroda

Telefonszám:         06 30
elérhető munkanapokon 10:00 és 12:00 óra között (Ettől eltérő időben hangposta üzenet hagyható a bejelentési szándékról. Az Etikai Bizottság képviselője a megadott telefonszámon visszahívja a bejelentőt.)

Elektronikus cím:   RÁBA Nyrt.                           bejelentes@raba.hu
                              Rába Futómű Kft.                 bejelentes.futomu@raba.hu
                              Rába Járműalkatrész Kft.      bejelentes.alkatresz@raba.hu
                              Rába Jármű Kft.                    bejelentes.jarmu@raba.hu
                              REKARD Kft.                         bejelentes.rekard@raba.hu

Postai cím:             RÁBA Járműipari Holding Nyrt.
                              megfelelési vezető részére sk.
                              9027 Győr, Martin út 1.

Szóbeli bejelentés esetén a bejelentésről teljes és pontos írásbeli jegyzőkönyv készül, mely – ellenőrzésre, helyesbítésre, aláírással történő elfogadásra vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – átadásra kerül a bejelentő számára, amennyiben a bejelentés nem anonim módon történt.

A bejelentés megtételekor annak eredményes kivizsgálhatósága érdekében a magánszemély bejelentő esetén a bejelentő nevét, lakcímét és egyéb elérhetőségét (telefonszám, email cím) javasolt megadni.

A bejelentés során szükséges megadni a bejelentésben érintett, magatartásában kifogásolt személyek és szervezetek nevét, az eset részletes leírását és az eset kapcsán felmerült valamennyi lényeges információt.

A bejelentéshez a bejelentő bizonyító erejű dokumentumokat csatolhat, melyek a bejelentésben leírt körülményeket alátámasztják és a bejelentő rendelkezésére állnak. Ezek támpontot nyújthatnak a vizsgálat során.

A munkáltatói visszaélés gyanújának bejelentéséhez a bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tényszerű tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak. A rosszhiszeműen tett bejelentés továbbításra kerülhet az érintett személy és a hatáskörrel rendelkező hatóságok (harmadik személy) részére, amely polgári jogi és büntetőjogi jogkövetkezményekkel is járhat. A jóhiszeműen tett, de az eljárás során megalapozatlannak bizonyuló bejelentések esetén a vizsgálat harmadik személyek értesítése nélkül kerül lezárásra.

A bejelentés vizsgálata mellőzhető, ha

• a bejelentés megtételére anomim módon, a bejelentő személyazonosságának felfedése nélkül került sor, vagy, ha
• a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, továbbá, ha
• a bejelentés megtételére a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap elteltét követően került sor, végül, ha
• a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

A bejelentés kivizsgálása

A Rába Nyrt. vezérigazgatója a megfelelési vezető vezetésével független Etikai Bizottságot állít fel a bejelentés kivizsgálására. Az Etikai Bizottság ügyrendjét maga állapítja meg és munkájáról rendszeresen jelentést készít a Társaság vezérigazgatójának. A Társaság vezérigazgatója Felhatalmazó levéllel jelöli ki és kéri fel a megfelelési vezetőt és az Etikai Bizottság többi tagját (HR igazgató, Belső ellenőr) a Bizottság megalakítására és felhatalmazza őket, hogy a vizsgálat során az Üzleti magatartási és etikai kódexben foglaltak szerint teljes jogkörrel eljárjanak.

A Társaság az írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított 7 napon belül a bejelentés megtételéről írásbeli visszaigazolást küld a bejelentő számára, amennyiben a bejelentés nem anonim módon történt, valamint tájékoztatja a rosszhiszemű bejelentés következményeiről, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokról, a személyazonosságának bizalmas kezeléséről, a kivizsgálás megkezdéséről vagy elutasítás esetén annak okáról.

A Társaság a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja (anonim vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével). Különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet csak ettől eltérni. A határidő hosszabbítás indokait megfelelően dokumentálni kell. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.

A Társaság a bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatja a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása nem történik meg a vizsgálat megindításakor abban az esetben, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

A Társaság biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját – akár jogi képviselője útján is – bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támassza alá.

Az Etikai Bizottság a bejelentés kivizsgálása során

• megvizsgálja, hogy a bejelentést arra jogosult személy tette-e, illetve az ügy, amiben a bejelentést tette, valóban bejelenthetőnek minősül-e;
• értékeli a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, megvizsgálja a rendelkezésre álló bizonyítékokat, amennyiben szükséges, számviteli, pénzügyi, jogi és egyéb vizsgálatot is lefolytat az esetleges visszaélés feltárása érdekében;
• jegyzőkönyvet vesz fel az érintettek meghallgatásáról;
• szükség esetén tanúkat hallgathat meg, illetve bizonyítékokat kérhet be (pl. levelezés, szerződés, egyéb okirat, stb.);
• amennyiben a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, javasolja a Társaság vezérigazgatójának a feljelentés megtételét az illetékes hatóságnál;
• értesíti a hatáskörrel rendelkező illetékes hatóságot, ha a bejelentésben foglaltak alapján más hatósági eljárásnak van helye;
• a kivizsgálás eredményéről bizottsági határozatot hoz, melyet megfelelő indoklással ellátott jelentéssel támaszt alá és a bejelentőnek megküldi ennek kivonatát;
• amennyiben a vizsgálat a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, az eljárást lezárja;
• amennyiben szükséges, lefolytatja a szervezeten belüli jogkövetkezmények megállapítása iránti eljárásokat (amennyiben a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a Társaság belső szabályzatait vagy a munkaviszonyra vonatkozó szabályokat) és intézkedési tervet javasol a Társaság vezérigazgatójának, annak érdekében, hogy visszaélésre a jövőben ne kerülhessen sor;
• szükség esetén a Társaság vezérigazgatójának döntéselőkészítő javaslatot készít a szankcionálásra a szabályok megsértőivel vagy a visszaélést elkövető alkalmazottakkal szemben. A javaslat lehet figyelmeztetés, egyéb, a munkaszerződésben meghatározott hátrányos jogkövetkezmény, vagy a jogsértés súlyától függően a munkaviszony felmondással vagy azonnal hatályú felmondással történő megszüntetése;
• elvégzi az archiválási és nyilvántartási kötelezettségeket.

Adatkezelés

A bejelentő személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadta – a Társaság a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli és biztosítja a bejelentő személyes adatai kezelésére vonatkozó jogszabályi előírások betartását a mindenkor hatályos adatkezelési szabályzat előírásainak megfelelően. A bejelentő személyes adatai egyértelmű hozzájárulás nélkül nem hozhatók nyilvánosságra.

A személyes adatok kezelésének alapvető célja a Bejelentési rendszer felhasználásával tett bejelentésekben megjelölt jogsértések, etikai szabálysértések és visszaélések, valamint a Társaság belső szabályainak való meg nem feleléssel kapcsolatos állítások kivizsgálása, megfelelő szankcionálása.

A bejelentési rendszerben a Társaság nem kezel különleges adatot.

Az Etikai Bizottság haladéktalanul törli a bejelentésben nem érintett harmadik személyekre vonatkozó, a bejelentés kivizsgáláshoz nem szükséges, vagy a jogszabály szerint nem kezelhető adatokat.

Ha a kivizsgálás alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó személyes adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül a Társaság törli.

Amennyiben a bejelentés alapján további hatósági eljárás kezdeményezése szükséges, az Etikai Bizottság vezetője a Társaság vezérigazgatójának engedélyével az eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező hatóság részére továbbíthatja a bejelentő és a bejelentésben érintett személy bejelentésben megadott személyes adatait. Hatósági eljárás megindítása esetén szükség szerint a Társaság képviseletét ellátó ügyvéd is megismerheti a bejelentő adatait és a bejelentésben érintett személy bejelentésben megadott személyes adatait.

Ha a kivizsgálás alapján intézkedés megtételére kerül sor, a bejelentésre vonatkozó adatokat a Társaság legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárás jogerős lezárásáig kezeli.

Ha a kivizsgálás során nyilvánvalóvá válik, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt a Társasággal és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, vagy alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt  vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére vagy lefolytatására jogosult hatóság vagy személy kérelmére a Társaság jogosult kiadni.

Az adatkezeléssel összefüggő egyéb információkat a RÁBA Járműipari Holding Nyrt. Adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzata tartalmazza.